Qué hace cada ajuste del agente
Distingue identidad, comportamiento, permisos, horarios y publicación para configurar tu agente con intención.
Cada ajuste responde a una pregunta diferente: quién es el agente, cómo debe atender, qué puede hacer y cuándo puede hacerlo. Configúralos en ese orden.
Identidad y plantilla inicial
En la web, entra a `Automatizaciones → Agentes IA Autónomos`. Elige una plantilla y pulsa `Crear Agente IA`. Las plantillas son un punto de partida: revisa sus textos y acciones antes de usarlas con clientes.
| Plantilla | Cuándo elegirla |
|---|---|
| Recepcionista | Identificar la necesidad y dirigir al cliente al agente o equipo adecuado. |
| Ventas | Entender qué busca el cliente, responder dudas y preparar el siguiente paso comercial. |
| Soporte | Resolver preguntas frecuentes con información aprobada y escalar lo que necesita revisión. |
| En blanco | Definir una función específica desde cero. |
| Ajuste | Para qué sirve | Ejemplo |
|---|---|---|
| Emoji | Reconocer visualmente al agente en la plataforma. | Una agenda para el agente de reservas. |
| Nombre | Identificarlo al asignar chats y referenciarlo desde otros agentes. Máximo: 80 caracteres. | Reservas IA |
| Descripción | Explicar su responsabilidad al equipo. Máximo: 400 caracteres. No sustituye las instrucciones. | Consulta disponibilidad y gestiona citas de mantenimiento. |
| Entender imágenes recibidas | Permitir el análisis de imágenes enviadas por clientes. Es independiente de las imágenes cargadas como conocimiento. | Interpretar una foto de un producto y preguntar por detalles que no se distinguen. |
Revisa lo que la plantilla deja activado. Ventas y Soporte pueden incluir cierre y seguimiento por inactividad desde el inicio; no los mantengas activos si no corresponden a tu proceso.
Instrucciones, estilo, handoff y límites
| Campo | Qué debes escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Instrucciones | Su función, el contexto del negocio, el objetivo y las decisiones de la conversación. Máximo: 12.000 caracteres. | Identifica el servicio solicitado. Si falta la fecha preferida, pregunta por ella antes de consultar disponibilidad. |
| Estilo | Cómo debe expresarse: tono, extensión, idioma y preguntas. Mantén este campo breve. | Habla en español claro, con mensajes cortos y una pregunta a la vez. |
| Handoff | Cuándo entregar la atención, a quién y con qué información. Handoff significa transferencia. | Si el cliente pide una persona, solicita ayuda humana e incluye el motivo y lo que ya intentaste. |
| Límites | Qué no debe hacer y cómo actuar cuando no puede resolver. | No inventes precios ni confirmes pagos. Si falta una política aprobada, solicita revisión humana. |
| Cuándo y cómo debe usarse esta acción | La condición y la ejecución de una herramienta concreta. | Añade la etiqueta Interés en mantenimiento solo cuando el cliente manifieste ese interés. |
Aprender a escribir instrucciones y contexto — Ejemplos completos y textos listos para adaptar a tu negocio.
Información del contacto y herramientas
En `Información del contacto`, activa el acceso y decide campo por campo qué necesita el agente. Los datos básicos y los campos adicionales de los registros del negocio se configuran por separado.
| Permiso | Qué permite | Uso recomendado |
|---|---|---|
| Sin acceso | No consultar ni editar el dato guardado. El cliente todavía puede mencionarlo en la conversación. | Campos que no ayudan a cumplir la función del agente. |
| Solo lectura | Consultar el dato, sin cambiarlo. | Identificar un registro existente o evitar preguntar un dato que ya tienes. |
| Leer y editar | Consultar y guardar cambios según la conversación y las instrucciones. | Actualizar el correo cuando el cliente comunica claramente uno nuevo. |
- Teléfono y WhatsApp solo se pueden consultar: identifican al contacto en sus conversaciones.
- Para editar campos de un registro adicional, permite también leer sus identificadores. Si hay varios registros, el agente debe aclarar a cuál se refiere el cliente.
- Activa únicamente las acciones necesarias. Cada acción tiene sus propias indicaciones y, cuando corresponde, destinos permitidos.
- `Máximo de herramientas por respuesta` admite de 0 a 8; la configuración inicial es 4. Es un límite de uso de herramientas, no de mensajes ni de palabras. Con 0 no debes esperar que ejecute acciones.
- Empieza con pocas acciones por situación. Aumentar el máximo no corrige una regla confusa ni habilita una acción desactivada.
Consultar todas las acciones y sus permisos — Contacto, asignación, flujos, etiquetas, notas, cierre, catálogo y calendario.
Tres horarios que no debes confundir
| Horario | Qué controla |
|---|---|
| Horario operativo del agente IA | Cuándo aplicar las instrucciones y permisos fuera de horario, si las reglas IA están activas. No apaga al agente por sí solo. |
| Horario de atención del negocio | Qué horario semanal comunica el agente cuando preguntan por la apertura del negocio. |
| Disponibilidad del calendario y del enlace | Qué fechas y horas se pueden reservar. Se configura en Calendar y siempre se respeta. |
- Define la zona horaria. Por ejemplo, `America/Bogota` para una operación en Colombia.
- Marca los días y las franjas de atención. Para un descanso al mediodía, crea una franja en la mañana y otra en la tarde.
- Activa `Reglas IA` si quieres aplicar el comportamiento fuera de ese horario.
- Escribe la `Instrucción fuera de horario`: qué ayuda puede ofrecer y qué expectativas comunicar sobre el equipo.
- Revisa `Acceso fuera del horario configurado` en cada acción. Usa `Permitir acción` o `No permitir`; contacto y catálogo también ofrecen `Solo consultar` y `Consultar y gestionar`.
- Configura por separado el acceso fuera de horario del calendario: consultar, gestionar o no usar la agenda.
El negocio está cerrado, pero la IA puede ayudar
El equipo atiende de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00. Un cliente escribe el sábado.
- Mantén permitida la búsqueda de conocimiento para responder preguntas frecuentes.
- Permite consultar y gestionar citas si quieres que reserve espacios futuros disponibles.
- Indica que el equipo retomará la atención en su siguiente horario, sin prometer una hora exacta de respuesta.
El agente puede ayudar durante el fin de semana sin afirmar que el negocio está abierto ni ofrecer cupos fuera del calendario.
Guardar, publicar, desactivar y archivar
| Acción o estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | Puedes configurar y probar el agente antes de asignarlo a clientes. |
| Guardar | Guarda la configuración. Si el agente ya está publicado, modifica el agente que atiende conversaciones. |
| Publicar / Guardar y publicar | Lo deja activo y disponible para asignarlo. Publicar no crea por sí solo un flujo de entrada. |
| Anular publicación / Desactivar | Pausa su atención y permite elegir qué hacer con los chats asignados: desasignarlos, tomarlos tú o transferirlos a otra persona o IA publicada. |
| Archivar | Retira el agente del listado habitual. Antes de hacerlo, revisa sus asignaciones y los flujos que lo referencian. |
La disponibilidad de Agentes IA y de Flujos de trabajo depende de las funciones habilitadas y los permisos de tu organización. Si no ves una opción, confirma el acceso con quien administra Autochat antes de cambiar las instrucciones.