Mensajería masiva
Envía mensajes masivos de WhatsApp con plantillas aprobadas, audiencias desde archivo o contactos, variables, programación y revisión previa.
Mensajería masiva te permite enviar una plantilla de WhatsApp a muchos destinatarios de forma controlada. La guía explica cómo preparar la plantilla, elegir destinatarios, resolver variables, revisar exclusiones y confirmar el envío.
Qué es Mensajería masiva
Mensajería masiva es el módulo de Autochat para enviar una plantilla de WhatsApp a varios destinatarios. Está pensado para comunicaciones repetibles como recordatorios, avisos, promociones, confirmaciones o mensajes operativos.
A diferencia de responder una conversación manualmente, un mensaje masivo requiere más preparación: plantilla aprobada, audiencia clara, variables completas, remitente correcto y revisión antes de confirmar.
| Elemento | Qué define | Ejemplo |
|---|---|---|
| Plantilla | El contenido aprobado que recibirá cada destinatario. | `recordatorio_cita` con variables de nombre y fecha. |
| Audiencia | Quiénes recibirán el mensaje. | Archivo CSV/Excel o contactos filtrados en Autochat. |
| Variables | Datos personalizados dentro de la plantilla. | Nombre, ciudad, sede, fecha o código. |
| Remitente | Número de WhatsApp Business usado para enviar. | Número principal o línea específica de la organización. |
| Modo de envío | Cuándo se ejecuta la campaña. | Enviar ahora o programar para una fecha futura. |
| Resultados | Estado posterior del envío. | Enviados, entregados, leídos, fallidos u omitidos. |
Antes de empezar
- WhatsApp Business debe estar conectado y tener al menos un número disponible.
- La plantilla que vas a usar debe existir en Autochat y estar lista para enviarse.
- La audiencia debe tener teléfonos válidos y datos suficientes para completar variables.
- Si usarás archivo, prepara columnas claras para `indicativo`, `telefono` y las variables de la plantilla.
- Si usarás contactos, revisa etiquetas, ubicación, segmentos y opt-outs antes de crear la campaña.
- Define si el mensaje debe enviarse ahora o programarse.
- Haz una prueba pequeña cuando el contenido sea nuevo o la audiencia sea sensible.
Flujo general del asistente
- Entra a `Mensajes Masivos` y haz clic en crear un nuevo mensaje.
- Selecciona la plantilla de WhatsApp que vas a enviar.
- Revisa o personaliza la media si la plantilla usa imagen, video o documento.
- Elige el origen de destinatarios: archivo CSV/Excel o directorio de contactos.
- Completa los pasos específicos del origen elegido.
- Revisa datos, variables, remitente, nombre del mensaje y modo de envío.
- Confirma el envío o la programación.
- Monitorea el historial y abre el detalle del mensaje para revisar estado y resultados.
| Paso | Qué haces | Cuándo puede bloquear el avance |
|---|---|---|
| Plantilla | Eliges una plantilla disponible. | Si no seleccionas plantilla o la plantilla no está lista. |
| Media | Usas media por defecto, subes una media para todos o eliges media personalizada por destinatario. | Si el archivo no cumple formato o tamaño. |
| Origen | Escoges archivo o contactos. | Si no eliges origen. |
| Archivo | Descargas ejemplo, subes CSV/XLS/XLSX y revisas validación. | Si faltan columnas, teléfonos o variables. |
| Contactos | Construyes audiencia, filtros y variables desde datos de Autochat. | Si no hay audiencia elegible o variables sin resolver. |
| Revisión | Defines nombre, remitente, horario y notas. | Si falta nombre, remitente necesario o fecha futura. |
| Enviar | Confirmas el resumen final. | Si la audiencia queda en cero o la fecha programada ya pasó. |
Paso 1: seleccionar plantilla
La plantilla controla el contenido que WhatsApp enviará. En este paso eliges una plantilla existente; Autochat muestra nombre, campaña, contenido, variables y señales de salud cuando están disponibles.
- Elige una plantilla que coincida con el objetivo de la campaña.
- Revisa la categoría: Marketing suele usarse para promociones; Utilidad para mensajes transaccionales u operativos.
- Lee el contenido completo y confirma que las variables tienen sentido para la audiencia.
- Si la plantilla tiene botones o Flow, revisa que lleven al destino correcto.
- Si no encuentras la plantilla, ve a la pestaña `Plantillas` para crearla o importarla desde Meta cuando aplique.
Campaña de recordatorio
Quieres recordar a pacientes que tienen cita mañana.
- Selecciona una plantilla de utilidad como `recordatorio_cita_24h`.
- Confirma que tenga variables como `nombre`, `fecha`, `hora` y `sede`.
- Revisa el texto para evitar instrucciones ambiguas.
- Continúa solo si todos esos datos existen en archivo o contactos.
La campaña queda preparada para personalizar cada mensaje sin editar destinatario por destinatario.
Paso 2: configurar media
Si la plantilla tiene imagen, video o documento, Autochat permite usar la media original de la plantilla, subir una media diferente para este envío o usar media personalizada por destinatario cuando esa opción esté disponible.
| Opción | Cuándo usarla | Límites visibles |
|---|---|---|
| Media por defecto | Cuando el archivo de la plantilla sirve para todos los destinatarios. | No requiere carga adicional. |
| Media personalizada para todos | Cuando quieres cambiar el archivo solo para esta campaña. | Imagen JPG/JPEG/PNG hasta 5 MB, video MP4/3GPP hasta 16 MB, PDF hasta 10 MB. |
| Media por destinatario | Cuando cada persona debe recibir un archivo distinto. | ZIP hasta 25 MB, máximo 30 archivos, 1.5 MB por archivo y envío inmediato. |
Paso 3: elegir origen de destinatarios
Autochat permite construir la audiencia de dos maneras: subir un archivo externo o usar el directorio de contactos de la organización. Solo puedes usar un origen por campaña.
| Origen | Úsalo cuando | Ventaja |
|---|---|---|
| Archivo CSV / Excel | Tienes una lista externa o datos específicos para una campaña puntual. | Control total sobre columnas y variables. |
| Directorio de Contactos | Quieres usar contactos ya guardados, segmentos, etiquetas, ubicación o perfiles de inbox. | Aprovecha datos existentes y filtros internos. |
Elegir el origen correcto
Una universidad quiere enviar dos campañas distintas.
- Para aspirantes importados desde una feria, usa archivo CSV/Excel.
- Para alumnos activos ya etiquetados en Autochat, usa Directorio de Contactos.
- Evita mezclar ambos en una sola campaña; crea campañas separadas si las reglas son diferentes.
La audiencia queda más fácil de revisar y los errores de variables se reducen.
Flujo con archivo CSV o Excel
El flujo de archivo está pensado para listas externas. Puedes descargar una plantilla de ejemplo con las columnas esperadas, completar tus datos y subir un archivo CSV, XLS o XLSX.
- Descarga la plantilla de ejemplo desde el asistente.
- Completa `indicativo` con el código de país sin símbolos innecesarios.
- Completa `telefono` con el número del destinatario.
- Agrega una columna por cada variable de la plantilla.
- Guarda el archivo en CSV, XLS o XLSX.
- Sube el archivo y revisa errores, advertencias y vista previa.
- Corrige el archivo si faltan columnas, hay campos vacíos o los teléfonos no son válidos.
| Archivo | Soporte | Límite |
|---|---|---|
| CSV | Separadores comunes como coma, punto y coma o tabulación. | Hasta 10 MB y 10.000 filas. |
| Excel | Archivos `.xlsx` o `.xls`. | Hasta 10 MB y 10.000 filas. |
| Columnas obligatorias | `indicativo` y `telefono`. | Deben existir para poder enviar. |
| Vista previa | Primeros registros del archivo. | Sirve para detectar columnas cruzadas o datos inesperados. |
Ejemplo de CSV
indicativo,telefono,nombre,fecha,sede
57,3001234567,Ana,15 de agosto,Sede Norte
52,5512345678,Luis,16 de agosto,Sede CentroFlujo con Directorio de Contactos
El flujo de contactos construye una audiencia usando información guardada en Autochat. Puedes partir de todos los elegibles, filtros manuales o segmentos guardados.
| Herramienta | Qué hace | Ejemplo |
|---|---|---|
| Modo de audiencia | Define si usarás todos, filtros o segmento. | Segmento `Clientes activos`. |
| Tipo de registro | Permite trabajar con contactos formales, perfiles de inbox o ambos. | Incluir perfiles de WhatsApp entrante aún no promovidos. |
| Filtros | Refina por etiquetas, origen, país, departamento/estado, ciudad o formulario. | Solo clientes con etiqueta `VIP` en Colombia. |
| Ajustes manuales | Agrega o excluye personas específicas sobre la audiencia base. | Excluir un contacto que pidió no recibir esta campaña. |
| Exclusión por envíos previos | Evita repetir la misma plantilla a contactos ya impactados. | No reenviar una promoción a quienes ya la recibieron. |
| Límite parcial | Permite enviar a un máximo definido. | Probar con 50 destinatarios antes de ampliar. |
| Grupos de audiencia | Divide audiencias grandes en partes. | Grupo 1 de 5 para repartir una campaña. |
Variables y datos faltantes
Las variables son los espacios de la plantilla que se reemplazan con datos de cada destinatario. En archivo, las variables vienen de columnas. En contactos, puedes mapear cada variable a un campo del contacto o usar un valor fijo.
| Método | Qué hace | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Campo de contacto | Toma el valor guardado en Autochat. | Usar `Primer nombre` para `{{nombre}}`. |
| Valor fijo | Envía el mismo valor a todos. | Usar `Sede Norte` para una campaña local. |
| Fallback | Usa un valor alternativo si el campo está vacío. | Si falta nombre, enviar `Hola` o `cliente`. |
| Excluir | Omite contactos que no tienen el dato necesario. | No enviar si falta `fecha de cita`. |
| Enviar vacío | Permite enviar aunque falte el dato. | Solo cuando la frase sigue teniendo sentido. |
| Editar uno por uno | Completa manualmente datos faltantes en contactos específicos. | Corregir tres contactos con ciudad vacía. |
Variable de ciudad
Una campaña usa `{{ciudad}}`, pero algunos contactos no tienen ciudad guardada.
- Mapea `ciudad` al campo `Ciudad` del contacto.
- Configura fallback como `tu zona` si el texto funciona de manera natural.
- Si la ciudad es indispensable para la oferta, elige excluir a quienes no tengan dato.
- Revisa la vista previa con contactos de muestra.
La campaña evita mensajes mal redactados y reduce fallos por datos incompletos.
Revisar datos y configurar envío
La revisión es el paso para confirmar que la campaña está lista. Aquí defines el nombre interno, eliges el número remitente cuando aplica, revisas audiencia, variables, exclusiones, modo de envío y notas.
- Escribe un nombre interno fácil de buscar después.
- Selecciona el número de WhatsApp Business remitente si tienes más de una línea.
- Elige `Enviar ahora` o `Programar envío`.
- Si programas, selecciona fecha, hora y zona horaria.
- Agrega notas internas si ayudan a entender el contexto de la campaña.
- Revisa advertencias de cobro, exclusiones o audiencia en cero.
- Avanza a confirmar solo cuando el resumen coincida con lo que esperas.
Confirmar y monitorear
Antes de confirmar, Autochat muestra un resumen final con nombre, plantilla, origen, destinatarios estimados, modo de envío y advertencias relevantes. Después de enviar o programar, el historial permite buscar campañas, filtrar por estado y abrir el detalle.
| Dato | Qué significa | Qué revisar |
|---|---|---|
| Pendientes | Destinatarios que aún no han terminado de procesarse. | Es normal durante envíos activos o programados. |
| Enviados | Mensajes que salieron desde Autochat hacia WhatsApp. | Comparar con el total esperado. |
| Entregados | Mensajes reportados como entregados cuando existe esa señal. | Útil para seguimiento operativo. |
| Leídos | Mensajes con lectura disponible. | Depende de señales disponibles del canal y cliente. |
| Fallidos | Mensajes que no se pudieron enviar o completar. | Revisar detalle, teléfonos, opt-outs, variables o estado de plantilla. |
| Omitidos | Destinatarios excluidos por reglas de elegibilidad o validación. | Revisar exclusiones antes de repetir la campaña. |
Campaña programada con revisión posterior
Un restaurante programa una promoción para el viernes.
- Programa el envío para el viernes a las 10:00 en la zona horaria correcta.
- Revisa el historial antes de la hora programada.
- Si detectas un error, cancela o reprograma la campaña desde las acciones disponibles.
- Después del envío, abre el detalle para revisar resultados.
El equipo mantiene control sobre campañas futuras y puede corregir antes de que salgan.
Buenas prácticas
- Usa plantillas específicas; evita textos genéricos que no expliquen el motivo del mensaje.
- Haz pruebas con audiencias pequeñas antes de campañas grandes.
- Mantén archivos con encabezados claros y sin columnas innecesarias.
- No reutilices bases antiguas sin revisar opt-outs, duplicados y teléfonos inválidos.
- Nombra campañas con fecha, objetivo y audiencia.
- Usa exclusión por envíos previos cuando no quieres repetir la misma plantilla.
- No envíes en horarios sensibles si la campaña no es urgente.
- No pegues tokens, claves, credenciales ni información privada en notas, variables o nombres visibles.
- Separa campañas comerciales, operativas y de soporte para entender resultados.
- Haz una prueba controlada cuando la campaña dependa de integraciones, archivos complejos o lógica avanzada.
Problemas comunes
| Problema | Causa probable | Qué hacer |
|---|---|---|
| No puedo avanzar en Plantilla | No hay plantilla seleccionada o la plantilla no está disponible. | Selecciona otra plantilla o revisa la pestaña Plantillas. |
| El archivo falla | Faltan `indicativo`, `telefono` o variables requeridas. | Descarga el ejemplo y compara encabezados. |
| Hay destinatarios omitidos | Opt-out, bloqueados, inválidos, sin teléfono, duplicados o ya impactados. | Revisa la vista de exclusiones antes de confirmar. |
| Las variables salen vacías | El archivo no trae la columna o el contacto no tiene ese campo. | Mapea de nuevo, usa fallback o excluye destinatarios sin dato. |
| No puedo programar | La fecha ya pasó, la zona horaria no es válida o usas media por destinatario. | Elige una fecha futura o cambia a envío inmediato si usas ZIP personalizado. |
| Fallan algunos mensajes | Puede haber teléfonos inválidos, plantilla no aplicable, destinatarios no elegibles o restricciones del canal. | Abre el detalle y corrige la audiencia antes de repetir. |